Od kilku tygodni, a właściwie od Bożego Narodzenia, trwa służbowe szaleństwo. Zamknięcia roku, nowe przepisy (np. JPK, split payment), bilanse, wdrożenia i udoskonalenia systemów IT, które dodatkowo zwiększają chaos, zmiany personalne w zespole, a do tego standardowa praca, czyli prowadzenie kilku projektów na raz. Nazwanie tego "przejściowym zamieszaniem" jest dużym niedopowiedzeniem.
Lista spraw do zrobienia rośnie w tempie wzrostu geometrycznego. Totalny stres, poczucie przytłoczenia i wpadanie w czarną dziurę depresji. Nic, tylko usiąść i się załamać. Albo rzucić pracę.
Albo jakoś sobie z tym poradzić. Jakoś - czyli z sensem, praktycznie i efektywnie, bo taki właśnie mam plan.
Szukając wsparcia w sieci, standardowo przebiłam się przez kilkadziesiąt artykułów, które były kalkami podręczników do zarządzani czasem. Merytorycznie interesujące, ale zdecydowanie zamiast ogromnej ilości teorii, potrzebowałam konkretów - szukałam czegoś bardziej praktycznego. Tak trafiłam na stronę Time Management Success. Większość artykułów na stronie jest interesująca, ale dla mnie najciekawszym okazał się fragment dotyczący "work - time at work" oraz "personal - using a system".
Poniżej notatki które zrobiłam z obu artykułów, kursywą zaznaczyłam własne skojarzenia. A Wam polecam przeczytać całość.
personal - using a system
System powinien przede wszystkim być łatwy, aby być skutecznie używany. A zarazem tak elastyczny, aby obejmował sprawy z mojego życia.
Dzięki dobremu systemowi:
- wiemy, co, kiedy i jak zrobić
- zmniejsza się opór przed wykonywaniem nielubianych zadań (zjedź żabę)
- pozwala unikać zadań pilnych, "gaszenia pożarów"
- ułatwia planowanie
- jest elastyczny - pozwala na nieprzewidziane zmiany
Zapisuj swoje myśli i pomysły. Narzędzie dowolne, np notes, kalendarz, komputer, telefon (aplikacja, sms, mail). Najwygodniej, gdyby to były zawsze te same narzędzia i aplikacje w telefonie. W zbyt dużej ilości "inboxów" łatwo się pogubić. Istotne jest to, aby nie być skazanym na poleganie na swojej pamięci. Jeśli wiemy, że wszystko mamy zapisane w konkretnym miejscu, mamy świadomość, że w razie potrzeby, albo w odpowiednim czasie do tego wrócimy. Ważne jest, aby regularnie przeglądać notatki, tak, aby nic nie umknęło.
Nie twórz kilometrowych list zadań. Są przytłaczające. Z takich list najczęściej wybiera się do zrobienia sprawy najłatwiejsze i najprzyjemniejsze. Zadania trudne, nieprzyjemne, te których nie lubimy "żaby" zostają na koniec i stają się pożarami.
Łatwiej jest stworzyć tygodniową listę zadań do wykonania (i ją wykonać), niż zaplanować jeden dzień. Zacznij od tygodniowych list zadań, są bardziej elastyczne. Na ich podstawie planuj zadania na konkretny (jutrzejszy) dzień.
Działając, staraj się zajmować w pierwszej kolejności sprawami ważnymi, a nie pilnymi. Pracuj nad bieżącymi zadaniami, ale uwzględniaj zaległości w codziennym harmonogramie pracy. Nie pozwól, by zaległości narastały, tylko powoli, ale sukcesywnie się z nimi rozprawiaj. Najlepiej, aby zajmować się nimi z rana, jako pierwsze zadania do wykonania.
Czy to, co robisz, to Twoje zadanie? (patrz "praca - twoja rola"; delegowanie)
Zaglądaj regularnie do kalendarza - czy to papierowego, czy komputerowego. Bądź na bieżąco z systemem, którego używasz. Nie zależnie od tego, czy jest to notatnik i długopis, czy kilka aplikacji w komórce lub profesjonalny program do zarządzania czasem. Nie odkładaj na półkę czy w inne, trudno dostępne miejsce.
Zarezerwuj czas na planowanie - np. dłuższa sesja raz w tygodniu. Zajmij się sprawami rutynowymi, takimi jak spotkania, urodziny, służbowe deadline, rachunki do opłacenia.
Dodatkowe plusy korzystania z systemu to możliwość uzyskania harmonogramu, na podstawie którego coraz łatwiej ustalić, ile dane zadanie zajmie czasu. Pozwala śledzić progres projektów, nad którymi pracujemy. Lub przeciwnie, pokazuje, że pracujemy nad cudzymi sprawami, zamiast skupić się na własnych celach i planach.
Work - time at work
1. poznaj Twoją rolę
- co należy do Twoich zadań
- co możesz delegować
- nie rób rzeczy, których wykonanie nie leży w Twojej kwestii
- nie pracuj za kogoś
2. poznaj Twój cel
- kim chcesz być, do czego dążysz
- "po co robisz to, co robisz", czy dzięki temu dotrzesz do celu
- metoda "5 x why"
3. zacznij dobrze dzień
- przygotowanie się dzień wcześniej - uprasowane ubranie, spakowane dokumenty, zaplanowany i przygotowany lunch
- rutyna poranna - czas na śniadanie i kawę, spokojne dotarcie do pracy
4. zorganizuj się
- poukładane dokumenty
- porządki w folderach w komputerze
5. stwórz plan działania
- listę to do na bieżący dzień
- lista zadań next action, ale w oparciu o ważność, a nie pilność
- monitorowanie inbox zadań
- zaplanowanie czasu na 'niezaplanowane" - zadania pilne, losowe zdarzenia
6. skup się na własnych zadaniach
- pomagaj, ale jeśli masz na to czas, a nie tylko ochotę na oderwanie się od własnej rutyny; lub czyjś projekt wydaje się być ciekawszy od Twojego
- pomagaj, jeśli coś na tym zyskujesz (trochę cyniczne...)
7. mało i często - Keizen
- nie pozwól na gromadzenie się zadań, papierów, maili
- nie odwlekaj (prokrastynacja)
- trzymaj się systemu
8. używaj Macierzy Eisenhowera
- podział zadań na ważne i pilne
9. wyjdź z pracy o czasie
- przygotowanie planu zadań na kolejny dzień
- oderwij się od pracy i przejdź w tryb prywatny
10. bądź na bieżąco
- kalendarz zawsze pod ręką
- wszystkie sprawy zapisywane i gromadzone - z głowy do "inbox"
- szukanie nowych rozwiązań i technik zarządzania czasem
Po trzecim czytaniu tego tekstu i notatek, dochodzę do wniosku, że autor strony promuje (nie wiem, czy świadomie) uproszczone GTD (getting things done), czyli Zen To Done. A może tak naprawdę wszystkie te mniej lub bardziej wymyślne metody zarządzania czasem do tego się sprowadzają? Różne nazwy, różne kroki i metody, które ostatecznie mają służyć nam do jak najbardziej efektywnego osiągnięcia celu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz